Cómo reclamar suministros impagados y preparar la documentación de las entregas
Para reclamar suministros impagados conviene relacionar los pedidos, las entregas y las facturas con el saldo que continúa pendiente. Esa trazabilidad permite explicar la operación comercial y preparar una reclamación con documentación localizable.
El método resulta útil para distribuidores, mayoristas y proveedores de materiales o productos que trabajan con clientes empresariales. En relaciones de suministro continuado, cobra especial importancia revisar los movimientos de cada cuenta.
Identifica las condiciones del suministro
Comienza por localizar el contrato, las ofertas aceptadas y los pedidos.
Revisa las condiciones económicas acordadas y la forma en que se documentaron las entregas. Si existen distintas tarifas o condiciones para cada operación, identifica cuál corresponde a cada factura.
Cuando el pedido se haya realizado mediante correo o una plataforma comercial, conserva la documentación que permita reconstruir su aceptación y ejecución.
Conecta cada entrega con su factura
La reclamación debe permitir localizar qué mercancía o material corresponde a cada importe.
Una relación de trabajo puede incluir:
La referencia del pedido.
La fecha de entrega.
El albarán o justificante.
Los productos y cantidades suministrados.
La factura y su vencimiento.
Los pagos recibidos.
El saldo pendiente.
Si una factura agrupa varias entregas, prepara un desglose. Si un pedido se sirvió en distintas fechas, conserva los justificantes de cada envío.
Esta organización facilita revisar el expediente y responder a las consultas del cliente.
Comprueba las devoluciones y rectificaciones
Antes de calcular el saldo, revisa si se han producido devoluciones, ajustes de cantidades o rectificaciones de facturas.
Cada movimiento debe quedar identificado y relacionado con la operación correspondiente.
Por ejemplo, si un cliente devolvió parte de un suministro, conviene localizar la documentación de devolución y el abono emitido. La reclamación podrá prepararse con una liquidación que refleje esos cambios.
También deben recogerse las incidencias que se encuentren pendientes de estudio, junto con las comunicaciones mantenidas.
Revisa los pagos agrupados
En una cuenta comercial con numerosas facturas, una transferencia puede atender varias operaciones.
Comprueba las referencias facilitadas por el cliente y la aplicación realizada en contabilidad. Si existe alguna diferencia, reúne la información necesaria para aclararla antes de preparar la reclamación.
Una liquidación ordenada permite conocer qué facturas están abonadas, cuáles tienen un pago parcial y qué cantidades siguen pendientes.
Coordina ventas, almacén y administración
La documentación de un suministro puede encontrarse en varios departamentos.
Ventas dispone del pedido y las condiciones; almacén conserva los justificantes de salida y entrega; y administración registra las facturas y los pagos.
Designar un interlocutor permite reunir esa información y trasladarla al representante jurídico. También facilita incorporar las novedades que lleguen durante la gestión del impago.
Prepara una comunicación apoyada en el expediente
La reclamación debe explicar qué se solicita y permitir al cliente reconocer las operaciones.
Conviene identificar las facturas pendientes, sus vencimientos y el saldo. Los pedidos, albaranes y demás justificantes deben estar organizados para facilitar su revisión.
Si el cliente presenta una propuesta de pago, registra sus condiciones y estudia cómo documentarla con el profesional que dirige la actuación.
Cómo incorporar el RIJ al recobro de suministros
El Registro de Impagados Judiciales puede estudiarse dentro de la estrategia profesional de recuperación de una deuda comercial por suministros.
La empresa acreedora, a través de su representación jurídica, puede contactar con el equipo del RIJ para conocer las actuaciones disponibles para el expediente.
Contar con una relación clara de pedidos, entregas, facturas y pagos facilita explicar la incidencia y organizar su seguimiento.
Preguntas frecuentes sobre suministros impagados
¿Qué preparo si una factura incluye muchos albaranes?
Una relación que permita identificar cada entrega y localizar su justificante.
¿Cómo reflejo una devolución?
Incorpora su documentación y los ajustes económicos correspondientes al revisar el saldo.
¿Qué hago si el cliente comunica un pago que no aparece registrado?
Solicita el justificante y coordina su comprobación con administración antes de actualizar la reclamación.
Empieza a gestionar tus suministros impagados con el RIJ
Escríbenos al WhatsApp del RIJ: 613 700 900 o envíanos un correo a info@registroimpagadosjudiciales.com.
Como alternativa, visita www.registroimpagadosjudiciales.com para empezar a utilizar el RIJ.
