Cómo actualizar una incidencia de impago cuando se recibe un pago
Recibir un pago es un avance en la recuperación de una deuda. Para reflejarlo correctamente, conviene comprobar el ingreso, identificar a qué obligación corresponde y actualizar tanto el saldo como las actuaciones pendientes.
Este seguimiento permite que el acreedor, su equipo y la representación jurídica trabajen con la misma información durante el recobro.
Comprueba el ingreso y su referencia
Cuando se recibe un justificante, verifica su correspondencia con el movimiento disponible y la información de la operación.
Identifica la fecha, el importe y las referencias facilitadas. Si el pago lo realiza una persona o empresa distinta, conserva la explicación disponible para que pueda revisarse su aplicación.
En relaciones con numerosas facturas, una referencia incompleta puede necesitar una aclaración. Resolverla permite actualizar la cuenta con un criterio documentado.
Distingue el pago total del parcial
Un abono puede atender toda la deuda o solo una parte.
Prepara una liquidación que recoja el saldo anterior, el pago y la cantidad restante. Si existe un acuerdo por plazos, relaciona el ingreso con el vencimiento correspondiente.
Por ejemplo, una deuda de 4.800 euros puede regularizarse mediante cuatro abonos de 1.200. Después de cada ingreso, conviene registrar qué vencimiento se ha atendido y qué saldo sigue pendiente.
Este control facilita conocer el progreso del acuerdo sin depender de mensajes dispersos.
Comunica el pago a quienes gestionan el expediente
El ingreso puede detectarse en administración mientras la representación jurídica prepara otra actuación.
Establece un canal para trasladar esa novedad. Conviene indicar la referencia del expediente, la fecha, el importe y el justificante disponible.
Si el cliente ha informado al equipo comercial, esa comunicación también debe llegar a quienes revisan la liquidación. Coordinar los departamentos ayuda a que las siguientes gestiones reflejen los movimientos recientes.
Revisa las comunicaciones pendientes
Después de actualizar el saldo, comprueba si hay una reclamación preparada, una propuesta en estudio o una actuación pendiente.
El profesional que dirige el expediente puede valorar cómo adaptar cada gestión. Una comunicación redactada antes del abono puede necesitar actualizar su importe o su explicación.
Mantener un control de versiones facilita identificar qué documento se preparó y cuál se utilizó finalmente.
Actualiza la información de la incidencia
Si el expediente se está gestionando mediante el RIJ, comunica el cambio por el canal correspondiente y coordina la actualización con tu representación jurídica y el equipo del servicio.
La información del asunto debe acompañar a su evolución. El artículo 20 de la Ley Orgánica 3/2018 vincula la conservación de los datos en estos sistemas a la persistencia del incumplimiento, dentro de las condiciones que establece.
Por ello, el pago y su alcance deben estudiarse para realizar las actualizaciones procedentes.
Documenta el cierre cuando corresponda
Si se ha atendido el importe del expediente, revisa la liquidación y coordina su cierre.
Conserva los justificantes y registra las actuaciones realizadas. Si hay varias obligaciones, identifica cuáles quedan regularizadas y comprueba la situación de las restantes.
Este trabajo facilita responder a futuras consultas y mantener una visión precisa de la relación comercial.
Preguntas frecuentes
Qué hago si recibo solo un justificante
Comprueba la información del ingreso y trasládala al equipo que gestiona la cuenta para verificar y documentar su aplicación.
Cómo registro un pago que cubre varias facturas
Prepara un desglose con los importes aplicados y conserva las referencias que permitan explicar esa distribución.
A quién comunico el cambio si utilizo el RIJ
A tu representación jurídica y al equipo del servicio por los canales correspondientes al expediente.
Coordina el seguimiento con el RIJ
Escríbenos al WhatsApp del RIJ: 613 700 900 o envíanos un correo a info@registroimpagadosjudiciales.com. Como alternativa, visita www.registroimpagadosjudiciales.com para empezar a utilizar el RIJ.
Referencia normativa: artículo 20 de la Ley Orgánica 3/2018.
